Warunki korzystania z modułów dodatkowych LingoSystem

Klucz dokumentu: regulamin-modulow Wersja 1.1 · 13 września 2026 r. Wejście w życie: 13 września 2026 r. (dzień publikacji w systemie). Warunki wiążą Szkołę od chwili ich zaakceptowania przy włączeniu pierwszego modułu.

Dokument B2B. Stroną jest Szkoła jako przedsiębiorca, nie kursant i nie rodzic. Warunki uzupełniają Regulamin LingoSystem dla Szkół (SaaS) wraz z Załącznikiem nr 1 (umową powierzenia przetwarzania danych osobowych) i nie zastępują ich.

---

§1. Kogo i czego dotyczą te Warunki

1. Usługodawcą jest Mefus sp. z o.o., ul. Architektów 13/50, 35-082 Rzeszów, KRS 0000626255, NIP 8133723641 (dalej: my, Usługodawca).
2. Szkoła to Abonent w rozumieniu §2 Regulaminu SaaS, czyli podmiot, który zawarł z nami umowę o dostęp do LingoSystem.
3. Warunki określają, jak Szkoła włącza i wyłącza moduły dodatkowe, jak je rozliczamy i co dzieje się z danymi po wygaśnięciu modułu.
4. W sprawach nieuregulowanych tutaj stosujemy Regulamin SaaS i Załącznik nr 1 do niego.
5. Warunki nie dotyczą konsumentów. Uczestnicy zajęć u Szkoły (kursanci, opiekunowie, lektorzy) korzystają z systemu na podstawie Regulaminu LingoSystem dla użytkowników.

§2. Czym jest moduł

1. Moduł to wydzielona część systemu, którą Szkoła włącza osobno. Moduł może być bezpłatny albo płatny.
2. Moduły różnią się od integracji: integracje są dostępne dla wszystkich Szkół w ramach abonamentu, a moduły włącza się osobno i część z nich jest dodatkowo płatna.
3. Aktualną listę modułów, ich opis i cenę pokazujemy w panelu, na ekranie „Moduły".
4. Włączenie modułu nie zmienia zakresu abonamentu podstawowego ani limitów Planu.

§3. Włączenie modułu

1. Moduł włącza Szkoła sama, w panelu. Nie potrzebuje na to naszej zgody ani kontaktu z nami. Dotyczy to także modułu płatnego.
2. Przy module płatnym pokazujemy cenę i te Warunki przed włączeniem. Do włączenia dochodzi dopiero po potwierdzeniu.
3. Włączenie modułu płatnego jest oświadczeniem woli Szkoły. Zapisujemy je jako niezmienne zdarzenie: kto włączył, kiedy, jaka była cena i którą wersję tych Warunków Szkoła zaakceptowała. Zapisu nie zmieniamy ani nie usuwamy przez cały czas trwania umowy.
4. Moduł zaczyna działać od razu po włączeniu.
5. Moduł może włączyć osoba uprawniona po stronie Szkoły. Szkoła odpowiada za działania swoich użytkowników jak za własne (§4 ust. 3 Regulaminu SaaS). Zakresem uprawnień w panelu zarządza Szkoła.

§4. Cena i naliczanie

1. Cenę modułu podajemy w panelu. Ceny modułów podajemy w kwotach netto, do których doliczamy podatek VAT według obowiązującej stawki.
2. Cena modułu płatnego jest ceną za miesiąc. Opłatę naliczamy od dnia włączenia modułu do dnia jego wygaśnięcia, za czas, w którym moduł jest włączony (ust. 6).
3. Cena modułu może się zmienić w czasie jego działania. Obowiązują przy tym następujące zasady:
   1. cenę danego modułu możemy zmienić nie częściej niż raz na 12 miesięcy;
   2. o zmianie informujemy Szkołę co najmniej 30 dni przed dniem, od którego nowa cena ma obowiązywać: komunikatem w panelu i e-mailem na adres osoby reprezentującej Szkołę. Komunikat wskazuje nową cenę i dzień, od którego obowiązuje;
   3. nowa cena obowiązuje od pierwszego pełnego okresu rozliczeniowego modułu (§5), który rozpoczyna się po upływie uprzedzenia. Za okres rozpoczęty wcześniej Szkoła płaci cenę dotychczasową. Nowa cena nigdy nie działa wstecz;
   4. Szkoła, która nowej ceny nie akceptuje, może zakończyć moduł bez dodatkowego okresu z §6 ust. 2 (§7 pkt 1). Wypowiedzenie z tej przyczyny Szkoła zgłasza w panelu od dnia otrzymania informacji o zmianie do końca pierwszego okresu rozliczeniowego z nową ceną. Moduł kończy się z upływem okresu rozliczeniowego, w którym Szkoła zgłosiła wypowiedzenie. Jeżeli zgłosiła je przed rozpoczęciem pierwszego okresu z nową ceną, nowej ceny nie płaci w ogóle;
   5. zmiana ceny nie jest zmianą tych Warunków i nie wymaga ich nowej wersji (§13). Cena zapisana w dowodzie włączenia (§3 ust. 3) jest zapisem historycznym: pokazuje, ile moduł kosztował w chwili włączenia. Aktualną cenę pokazujemy w panelu.

Przykład. Informację o nowej cenie wysyłamy 20 marca ze wskazaniem, że obowiązuje od 20 kwietnia. Pierwszy pełny miesiąc kalendarzowy po upływie uprzedzenia to maj, więc nową cenę naliczamy od 1 maja. Szkoła, która nie chce jej płacić, zgłasza wypowiedzenie do 31 maja. Jeżeli zgłosi je do 30 kwietnia, moduł kończy się 30 kwietnia i nowej ceny nie płaci. Jeżeli zgłosi je między 1 a 31 maja, moduł kończy się 31 maja, bez dodatkowego okresu.

4. Jeżeli Szkoła wyłączy moduł, a później włączy go ponownie, obowiązuje cena z dnia ponownego włączenia.
5. Zwolnienia z opłat, rabaty i jednorazowe korekty naliczenia przyznajemy na zasadach §4a.
6. Opłatę za moduł pobieramy z góry i doliczamy do faktury abonamentowej. Abonament i moduły rozliczamy wyłącznie miesięcznie, za miesiąc kalendarzowy (§5), na zasadach §5 Regulaminu SaaS (faktura z góry, 14 dni na płatność). Obowiązują przy tym następujące zasady:
   1. za każdy pełny miesiąc kalendarzowy opłatę za moduł doliczamy do faktury abonamentowej za ten miesiąc. Szkoła otrzymuje jeden dokument miesięcznie, obejmujący abonament i wszystkie włączone moduły płatne;
   2. jeżeli Szkoła włącza moduł w trakcie miesiąca, za dni od włączenia do końca tego miesiąca naliczamy część proporcjonalną, z góry, fakturą wystawioną przy włączeniu modułu. Od następnego miesiąca stosujemy pkt 1;
   3. część proporcjonalną liczymy z ceny miesięcznej modułu: dzielimy ją przez liczbę dni danego miesiąca kalendarzowego i mnożymy przez liczbę dni, w których moduł jest w tym miesiącu włączony, licząc od dnia włączenia włącznie;
   4. jeżeli moduł kończy się w trakcie miesiąca (§7 pkt 2 i 3, §8), naliczamy opłatę tylko za dni do dnia wygaśnięcia włącznie. Nadpłatę za dni po tym dniu odliczamy od najbliższej faktury, a gdy kolejnej faktury nie będzie, zwracamy ją.

Przykład. Moduł za 100 zł netto miesięcznie włączony 15 marca. Przy włączeniu wystawiamy fakturę na 54,84 zł za dni od 15 do 31 marca (17 z 31 dni). Faktura abonamentowa z 1 kwietnia obejmuje abonament oraz 100 zł za moduł za kwiecień. Kolejne faktury abonamentowe obejmują po 100 zł za moduł, dopóki moduł działa.

§4a. Zwolnienia z opłat, rabaty i korekty

1. Możemy przyznać Szkole, z własnej inicjatywy albo na jej prośbę:
   1. zwolnienie z opłaty za konkretny moduł: do wskazanej daty albo bezterminowo;
   2. rabat procentowy albo kwotowy na konkretny moduł, na wskazany czas;
   3. jednorazową korektę naliczenia, rozliczaną przy najbliższej fakturze, na przykład po uznaniu reklamacji albo jako gest dobrej woli.
2. Przyznanie zwolnienia, rabatu albo korekty jest naszą decyzją. Szkole nie przysługuje roszczenie o ich przyznanie, chyba że wynika ono z odrębnej umowy.
3. Każde takie świadczenie zapisujemy w panelu Szkoły w formie dokumentowej: czego dotyczy, od kiedy, do kiedy albo „bezterminowo" i w jakiej wysokości. Zapis w panelu jest dla obu stron źródłem treści przyznanego zwolnienia, rabatu albo korekty.
4. Zwolnienie i rabat zmieniają wyłącznie wysokość opłaty. Moduł przechodzi dokładnie tę samą ścieżkę co moduł płatny: te same Warunki, ten sam dowód włączenia, te same okresy rozliczeniowe i ten sam sposób wypowiedzenia. Zwolnienie zapisujemy jako cenę zero.
5. Zwolnienie albo rabat z datą końca wygasa sam z upływem tej daty. Od dnia następnego naliczamy cenę modułu z panelu. Panel pokazuje datę końca przez cały czas trwania zwolnienia albo rabatu.
6. Zwolnienie albo rabat bezterminowy możemy odebrać z uprzedzeniem co najmniej 30 dni, komunikatem w panelu i e-mailem na adres osoby reprezentującej Szkołę. Odebranie nie działa wstecz: pełną cenę naliczamy od dnia wskazanego w komunikacie. Szkoła, która nie chce płacić pełnej ceny, może zakończyć moduł bez dodatkowego okresu z §6 ust. 2, tak jak przy zmianie ceny (§4 ust. 3 pkt 4 stosujemy odpowiednio). Odebranie zwolnienia albo rabatu nie jest zmianą ceny modułu w rozumieniu §4 ust. 3 pkt 1.
7. Korekta naliczenia jest jednorazowa. Rozliczamy ją jako rabat wykazany na najbliższej fakturze, czyli obniżenie opłaty za kolejny miesiąc o uzgodnioną kwotę; jeżeli kwota przewyższa tę opłatę, resztę odliczamy od kolejnej faktury. Fakturę korygującą wystawiamy tylko wtedy, gdy przepisy o podatku od towarów i usług wymagają skorygowania faktury już wystawionej. Kwotę nierozliczoną do końca umowy zwracamy na rachunek Szkoły w terminie 14 dni. Korekta nie zmienia ceny modułu, nie tworzy zobowiązania na przyszłość i, jeżeli przyznajemy ją jako gest dobrej woli, nie oznacza uznania roszczenia Szkoły.
8. Zwolnienia, rabatu ani korekty nie można przenieść na inny moduł ani na inną Szkołę. Nie wypłacamy ich w pieniądzu.

§5. Jak liczymy okresy rozliczeniowe modułu

1. Okresem rozliczeniowym modułu jest miesiąc kalendarzowy: od pierwszego do ostatniego dnia miesiąca. Ten sam okres rozliczeniowy ma abonament.
2. Miesiąc, w którym Szkoła włączyła moduł, jest pierwszym, niepełnym okresem rozliczeniowym. Płaci za niego proporcjonalnie, za dni od włączenia (§4 ust. 6 pkt 2 i 3). Każdy kolejny okres jest pełnym miesiącem.

Przykład. Moduł włączony 15 marca. Pierwszy okres trwa od 15 do 31 marca, drugi to cały kwiecień, trzeci cały maj.

3. Okres rozliczeniowy wyznacza datę wygaśnięcia modułu (§6 i §7) i czas, za który Szkoła płaci. Nie zależy od dnia, w którym moduł włączono.

§6. Wypowiedzenie modułu przez Szkołę

1. Szkoła może wypowiedzieć moduł w dowolnym momencie, w panelu, bez podawania przyczyny.
2. Moduł działa do końca miesiąca kalendarzowego, w którym zgłoszono wypowiedzenie, oraz przez cały następny miesiąc kalendarzowy. Po jego upływie gaśnie sam. Oznacza to, że po zgłoszeniu wypowiedzenia Szkoła opłaca jeszcze jeden pełny okres rozliczeniowy.
3. Terminu tego nie liczymy w dniach, tylko do końca miesiąca kalendarzowego. Dzień miesiąca, w którym Szkoła zgłasza wypowiedzenie, nie ma znaczenia dla daty wygaśnięcia.

Przykład. Szkoła zgłasza wypowiedzenie 2 kwietnia. Bieżący okres kończy się 30 kwietnia, następny 31 maja. Moduł działa do 31 maja włącznie. Zgłoszenie 30 kwietnia daje tę samą datę.

4. Panel pokazuje wyliczoną datę wygaśnięcia przed potwierdzeniem wypowiedzenia i po nim. Data pokazana przy potwierdzeniu wiąże obie strony.
5. Do dnia wygaśnięcia moduł działa w pełni. Wypowiedzenie nigdy nie odcina dostępu od razu.
6. Szkoła może odwołać wypowiedzenie przed datą wygaśnięcia. Moduł działa wtedy dalej, tak jakby wypowiedzenia nie było.

§7. Kiedy moduł kończy się bez dodatkowego okresu

Dodatkowego okresu rozliczeniowego z §6 ust. 2 nie naliczamy, a moduł kończy się z upływem bieżącego okresu rozliczeniowego albo wcześniej, gdy:

1. zmieniamy cenę modułu (§4 ust. 3), odbieramy bezterminowe zwolnienie albo rabat (§4a ust. 6) albo zmieniamy te Warunki (§13), a Szkoła zmiany nie akceptuje. Termin zgłoszenia i dzień zakończenia modułu określają odpowiednio §4 ust. 3 pkt 4 i §13 ust. 3,
2. trwale i istotnie ograniczamy zakres modułu albo wycofujemy go z oferty (§8),
3. kończy się umowa o dostęp do LingoSystem, także dlatego, że Szkoła nie wykupiła Planu po okresie próbnym (§3 ust. 2 Regulaminu SaaS). Moduły kończą się najpóźniej z dniem zakończenia umowy głównej. Nie naliczamy opłaty za moduł po tym dniu.

§8. Wyłączenie modułu z naszej strony

1. Możemy wycofać moduł z oferty albo zakończyć jego rozwój. Informujemy o tym Szkołę co najmniej 30 dni wcześniej, w systemie i e-mailem na adres osoby reprezentującej Szkołę.
2. Za opłacony okres, którego Szkoła nie wykorzystała z powodu wygaszenia modułu z naszej inicjatywy, zwracamy opłatę proporcjonalnie.
3. Zawieszenie dostępu z powodu zaległości w płatnościach działa na zasadach §5 ust. 5 Regulaminu SaaS i obejmuje także moduły. Zawieszenie nie kasuje danych.
4. Poza przypadkiem rozwiązania umowy ze skutkiem natychmiastowym (§8 ust. 3 Regulaminu SaaS) nie wyłączamy modułu bez uprzedzenia z ust. 1.

§9. Co dzieje się z danymi po wygaśnięciu modułu

1. Wygaśnięcie modułu nie kasuje żadnych danych. Moduł niczego nie usuwa.
2. W miejscu wygaszonego modułu właściciel konta Szkoły widzi ekran eksportu. Pobiera z niego dokumenty zebrane w czasie działania modułu: pliki poukładane w foldery, spakowane do archiwum ZIP wraz ze spisem zawartości.
3. Eksport działa bezterminowo, dopóki dane istnieją na koncie Szkoły. Nie ograniczamy go oknem czasowym ani liczbą pobrań. To jest nasze zobowiązanie umowne.
4. Dane wygaszonego modułu istnieją tak długo, jak istnieje konto Szkoły. Po rozwiązaniu umowy o dostęp do LingoSystem stosujemy §7 Regulaminu SaaS oraz §7 Załącznika nr 1, także do danych modułów wygaszonych wcześniej.
5. Szkoła może w każdej chwili zażądać usunięcia danych wygaszonego modułu. Usuwamy je na zasadach §2 pkt 1a i §7 Załącznika nr 1. Usunięcia nie da się cofnąć.
6. Ponowne włączenie modułu przywraca dostęp do danych z poprzedniego okresu, o ile nie zostały usunięte na żądanie Szkoły.
7. Eksport nie obejmuje danych, które zgodnie z Załącznikiem nr 1 podlegają odrębnym ograniczeniom (§11 ust. 8 tych Warunków).

§10. Co widzą użytkownicy po wygaśnięciu modułu

1. Pozostali użytkownicy Szkoły przestają widzieć pozycje wygaszonego modułu w menu, a wejście pod bezpośredni adres kończy się komunikatem o braku strony. Robimy to celowo, żeby nie ujawniać, jakie moduły Szkoła ma albo miała.
2. Ekran eksportu jest dostępny wyłącznie dla właściciela konta Szkoły.
3. Wygaszenie modułu nie usuwa kont użytkowników ani ich dostępu do pozostałych części systemu.
4. O tym, że moduł wygasa, i o dacie wygaśnięcia informujemy Szkołę w panelu. Poinformowanie własnych pracowników i kursantów należy do Szkoły.

§11. Postanowienia szczególne dla wybranych modułów

Moduł „Własne dokumenty" (dokumenty prawne i klauzule Szkoły)

1. Moduł obejmuje zarządzanie dokumentami i klauzulami Szkoły w panelu: tworzenie, wersjonowanie i publikację, na zasadach §5a Regulaminu SaaS.
2. Wygaszenie modułu nie wyłącza dokumentów już opublikowanych. Ich trwałe adresy działają dalej, a dowody zgód klientów Szkoły wskazujące konkretne wersje pozostają ważne. Bramka modułu zamyka wyłącznie zarządzanie dokumentami w panelu, nigdy odczyt publiczny.
3. Aby opublikować nową wersję dokumentu albo klauzuli, moduł musi być włączony.

Moduł „Wiadomości"

4. Po wygaśnięciu modułu nie można wysyłać ani odbierać nowych wiadomości. Dotychczasowe rozmowy i załączniki zostają na koncie i są objęte eksportem z §9.
5. Powiadomienia zlecone przed wygaśnięciem mogą jeszcze zostać wysłane.
6. Wygaszenie działa od chwili wskazanej w panelu. Sesja otwarta dokładnie w tym momencie może zakończyć się z niewielkim opóźnieniem.

Moduł „Kadry"

7. Wygaśnięcie modułu nie skraca ustawowych okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej i płacowej ani okresów retencji ustawionych przez Szkołę. Stosujemy §7 ust. 4 Regulaminu SaaS oraz §7 ust. 5 i 6 Załącznika nr 1.
8. Eksport danych kadrowych podlega ograniczeniom z §2 pkt 9 Załącznika nr 1: wymaga odrębnego uprawnienia po stronie Szkoły i odnotowujemy każde jego użycie. Dane, o których mowa w art. 10 RODO, są wyłączone ze zwykłego eksportu i udostępniamy je na zasadach §2 pkt 3a Załącznika nr 1.

§12. Dane osobowe

1. W zakresie danych osobowych Szkoła jest administratorem, a my podmiotem przetwarzającym. Zasady określa Załącznik nr 1 do Regulaminu SaaS. Te Warunki go nie zmieniają.
2. Włączenie modułu rozszerza zakres powierzenia o kategorie danych i osób właściwe dla tego modułu. Dotyczy to zwłaszcza modułu Kadry (dane kadrowe pracowników i współpracowników Szkoły) oraz modułu Wiadomości (korespondencja kursantów, w tym dzieci).
3. Ocenę, czy włączenie modułu wymaga po stronie Szkoły oceny skutków dla ochrony danych (DPIA), przeprowadza Szkoła jako administrator. Zwracamy na to uwagę zgodnie z §2 pkt 5 Załącznika nr 1.
4. Po wygaśnięciu modułu nadal przetwarzamy jego dane jako podmiot przetwarzający, na zasadach Załącznika nr 1, do czasu ich usunięcia albo zakończenia umowy głównej.

§13. Zmiana Warunków

1. Możemy zmienić te Warunki z ważnych przyczyn, w trybie §11 ust. 1 Regulaminu SaaS, czyli z uprzedzeniem co najmniej 30 dni, w systemie i e-mailem na adres osoby reprezentującej Szkołę.
2. Do dnia wejścia zmiany w życie obowiązuje wersja dotychczasowa. Dowód włączenia modułu wskazuje wersję, którą Szkoła zaakceptowała.
3. Szkoła, która nie akceptuje zmiany, może wypowiedzieć moduł ze skutkiem na koniec okresu rozliczeniowego trwającego w dniu wejścia zmiany w życie. Dodatkowego okresu z §6 ust. 2 wtedy nie naliczamy.
4. Każda wersja Warunków ma numer, datę wejścia w życie i trwały adres. Publikacja nowej wersji nie zmienia adresu wersji poprzedniej. Wersje archiwalne pozostają dostępne, żeby Szkoła mogła zobaczyć treść, którą zaakceptowała.

§14. Postanowienia końcowe

1. Te Warunki uzupełniają Regulamin SaaS i Załącznik nr 1. W sprawach nieuregulowanych stosuje się Regulamin SaaS, w szczególności §6 (poziom usługi), §7 (kopie zapasowe i eksport), §9 (odpowiedzialność), §10 (poufność) i §11 (postanowienia końcowe).
2. W sprawach dotyczących modułów w razie rozbieżności pierwszeństwo mają te Warunki, chyba że odrębna umowa zawarta ze Szkołą stanowi inaczej.
3. Zgłoszenia i reklamacje dotyczące modułów obsługujemy na zasadach §6 ust. 4 Regulaminu SaaS.
4. Prawem właściwym jest prawo polskie. Właściwość sądu określa §11 ust. 4 Regulaminu SaaS.
5. Warunki wchodzą w życie z dniem publikacji w systemie.

---

---

Stały adres tej wersji: https://lingosystem.cloud/regulamin-modulow/2026-09-13/
Zmiana dokumentu wymaga powiadomienia z 14-dniowym wyprzedzeniem; do umów zawartych wcześniej stosuje się wersję poprzednią aż do upływu tego terminu.